勘定科目の雑費は、あまり重要でない細かい経費に対して設定する勘定科目です。
この雑費ですが、なるべく使わないようにしましょう。
- これも雑費、あれも雑費
- 勘定科目がわからないから雑費
- とりあえず雑費
としてしまうと、雑費の金額が大きくなってしまいます。
雑費の金額が大きくなることによるデメリット
雑費の金額が膨らむデメリットとしては、次のようなものがあります。
中身がわからない
何でもかんでも雑費に突っ込んでいると、その中身がわからなくなります。
例えば、「雑費が前期より100万円増えている」ことはわかっても、「どれが」「何故」「どれくらい」増えているのかがわかりません。
きちんと勘定科目を振り分けていれば、「消耗品費が50万円、支払手数料が20万円、外注費が30万円増えたんだな」とわかります。
雑費は何でも入れられる便利な科目ですが、何でも入れてしまうと、何に使ったかわからなくなってしまうのです。そのせいで、経理の重要な役割である、比較や分析がしにくくなってしまいます。
見栄えが悪い、説明できない
雑費として処理すると何に使ったかわからない、というのは、自社だけでなく、第三者から見ても同じです。
何に使っているかわからない金額が多いというのは、決算書の見栄えとしてよくありません。
また、上記のように何に使ったかわからなくなってしまうため、「何故雑費が多いのですか」と聞かれても、答えられません。
金融機関や税務署などに、「経理をいい加減にやっているな」「何か怪しい」という印象を与えてしまうでしょう。
他の勘定科目に置き換えられないか？を考えてみる
雑費をできるだけ減らすために、雑費として処理しているものが、他の勘定科目にできないかを考えてみましょう。
- 振込料、ネットバンク手数料→支払手数料
- ゴミ袋代→消耗品費
- マット代→賃借料
- 文房具代→事務用品費or消耗品費
- 証明書などの手数料→支払手数料
などなど。
適切な勘定科目で処理することで、費用の使途が明確になります。
銀行の手数料と他の支払手数料が混ざるのが嫌な場合は、「振込手数料」「銀行手数料」という勘定科目を新しく作ってもいいでしょう。勘定科目は、自分も他人も中身がわかりやすいものであれば、自由に決めていいものです。
あえて雑費を使うなら、ルールを徹底する
あえて雑費を使うのであれば、
- 金額が少ないもの（1,000円以下）
- たまにしか出てこないもの
この2つのどちらにも当てはまるもののみに使うべきです。
例えば、
- 残高証明書を年に1度だけ取っている
- 出先だったのでコンビニでコピーをした
などです。
他には、振込料だけは雑費にして他は一切使わない、という方法もあります。
勘定科目で迷ったり、処理する人によって違う処理方法にならないように、しっかりルールを決めておきましょう。